會議是一種非常重要的工作方式，要開好會議，做好會務工作至關重要。捜會網結合多年會務實踐經驗，我們認為要做好會務工作，必須制定會議預案，搞好會場布置、會議接待等工作，并及時對會議過程中可能存在的問題做好預案及時處理。

　　“會議”現代意義上的理解：就是有組織有領導的商議事情的集會，它作為始終伴隨人類發展的一種社會現象，在古今中外都產生過許多重大影響。如楚漢爭雄時的“鴻門宴”、二戰時的中英美德黑蘭會議、我黨的十一屆三中全會等。

　　會議是一種集體議事的行為過程，是各級領導制定方針、政策，決定重要事項，貫徹上級指示、檢查部署工作的一種工作方法，開好會議有利于集思廣益，有利于采用最優的方式做好工作，有利于統一思想、協調一致，溝通信息和經驗交流。會議有多種，大到萬人大會，小到幾人小會，座談、會唔等，都表現為解決問題，進行工作的一種手段，在現代政治、社會生活中會議已成為一種經常性的活動方式。

　　有關會議的組織、安排以及各種事務性服務工作稱為會務工作。會務工作是貫穿會議全過程的一項服務性工作，會議能否達到預期效果、成功與否都與會議服務工作有及其重要的關系。要想做好會議服務應注意完善以下幾項工作：

　　第一，制定會議預案。會議一經確定，就應著手制定會議預案，制定會議預案一定要詳細周密，并對會議期間可能出現的其它意外情況制定相應措施。預案通常包括以下內容：會議的名稱、會議的內容、會場地點、會議參加人員、會議時間、會期、會議方式、發言順序、通知應注明的事項、車輛調度及會議籌備工作所需完成的其它工作內容及每項工作的承辦者和完成各項工作的期限等。預案制定后，要充分論證，經領導批準后通知參與會議籌備工作的各方面人員，并督促各項工作落實到位。

　　第二，會場布置。會場布置包括會標的書寫、色彩的使用、標語內容及會議主題氣氛色調烘托等。會場布置是一門很深的學問，不同的會議會場布置要求有不同的形式，既要反映會議的中心內容，又要注意會場的擺放和氣氛，重點是圍繞會議內容突出會議中心議題。如黨政領導機關的工作會要顯出團結民主的氣氛，人民代表大會要有莊嚴隆重的氣氛，座談會氣氛要和諧，報告會則一般要求簡單樸素。會場的氣氛是用色彩、飾物來表現的，不同的顏色體現不同的內容，如紅色代表熱烈、綠色象征新生嫻雅的標志，花卉盆景的色澤同樣也要考慮。結合捜會網多次會議布置經驗，我們覺得會場布置的主要工作有以下三項：

　　（一）會標的制做及懸掛。重要的會議，在主席臺的上方應有一幅會標，會標又稱橫幅，是顯示會議名稱或主題的標志，通常采用紅布橫幅作底、剪紙為字的方式制作，一般是紅底白字或黑字，規模大小，字體形狀要依據會議和會場的情況而定，字體要美觀大方，內容要簡潔明了，確切地體現會議的主題。會標的位置要放置于主席臺臺口上方或置于主席臺底幕之上，我們通常是置于主席臺底幕之上。

　　（二）主席臺的布置：大、中型會議一般都設有主席臺，會議主席臺一般與聽眾席成面對面的形式，布置要對稱，不能給人一邊倒或傾斜的感覺，要盡量簡化減少主席臺上的人數，主席臺前可擺放花草，給人以舒暢之感。但不易放過多旗幟和花木，以免使人眼花繚亂或加重與會人員視覺上的負擔。

　　（三）座次的安排：座次分主席臺座次和聽眾席座次，會議主席臺座次排列所依循的規則，具體是以臺上就坐的最高領導人居中，然后依照先左后右的次序向兩邊順延。主席臺的排列規則來源于中國的左右手一說，現已約定成俗。如果臺上有多排可按照由前至后排列，并擺放好座次牌。會場座次就面對主席臺來說有前后左右之分，一般按姓氏筆劃或單位排列，但不管如何安排都應注意一下幾點：
    ①代表團的座次盡量不要橫寬，要適當的細長，這樣一個代表團或一個單位就具有從前到后的若干排座位。
    ②對代表團或單位的主要領導負責人和一些老弱病殘的代表可適當照顧，安排在便于出進走動的位置。
    ③列席人員和記者應按排在正式代表位置的后邊，如人員較多也可排在兩邊。會場排列座次還可根據具體情況采用其它方法，如是重大會議座次排列好后要經領導審定。

　　第三，會議的接待和其他服務工作。會議的報到日期一經確定，就應作出周密安排。會議報到日期的當天，要派出車輛和工作人員到路口、車站、飛機場等候與會人員，如果與會人員提前告知車次航班，可在其到達前接站，如果沒有告知就按通知的接站地點全天候迎接，接站工作人員要攜帶會議接站牌到接站地點，如果是大型會議或勞模、（下轉第23頁）（上接第102頁）人民代表大會可以持橫幅，既醒目，又顯示出熱烈的氣氛。工作人員迎候與會人要認真熱情，接站車把與會人員送到會議住所地，引導他們簽到領取會議材料及房間鑰匙，告知就餐地點或發放餐券，并告知會議就餐、住宿等有關時間和注意事項。對從上級單位或專程來作報告的人員，要派專人陪同，引導他們住宿、就餐、參加會議活動。會議中經常出現大大小小突如其來的各種事情，稍不注意就可能出差錯，因此要十分精心、仔細。

　　搞好車輛調配也是會務服務的重點。包括車輛的組織、調度派車用車等，會前要根據會議的預案及會議可能出現的情況作出詳細的用車計劃，并提前告知有關人員，使大家心中有數，如果會議集體用車，如外出參觀參加集體活動等，要提前作出安排，指定乘車時間地點，人員所乘車輛順序號，并要有專人組織引導指揮。會議的結束工作也不能等會議結束后再辦，有些工作要在會議結束前就著手進行，如車、船、飛機票的預定，送站車的安排等，要在會議完成前就落實到位。

　　第四，代表離會工作。代表離會工作就是在會議結束后做好代表離開、返回原單位的安排服務工作，這一工作的明顯特點就是零碎、煩瑣，跑腿的事情多。但是如果這一工作做不好，同樣會影響整個會議的組織與服務工作，就會使與會人員覺得會議松松垮垮，虎頭蛇尾，影響整個會議服務工作和會議效果，甚至影響會議精神的傳達落實，因此一定要周密安排，熱情服務，使代表們心情舒暢，高高興興地返回原單位。主要工作有：①預定車船飛機票的落實情況。②送站車的調度和人員安排情況。③與會人員的其它要求及安排。④代表離會后的一些善后工作等等。

　　第五，會后總結。一個會議能否開好，是否達到了預期的目的，與會議組織和服務工作的水平有直接關系。會議的質量沒有最好，只有更好，每次會后都應進行經驗總結，不斷增加服務內容，提高服務質量，不斷提高會議管理工作水平。會議總結的主要目的在于總結經驗，查找不足，使今后的會務工作做得更好更專業。
本文轉自捜會網：http://www.someeting.com/